Vođenje sastanaka

5 koraka za vođenje sastanaka

 

Da li vam se dogodilo da posle nekih (ne)uspešnih sastanaka pomislite:

 

Zar u agendi nije pisalo da će sastanak trajati sat vremena? Zašto sam onda ovde već 2h? Koji je uopšte cilj ovog sastanka?

Kakvo izgubljeno vreme.

Dosta mi je sastančenja.

Ijaoooo još jedan sastanak. Kada ću početi sa poslom?

 

Meni se događalo 🙂

 

Kako bi sastanci bili produktivni predlažemo da probate sledećih 5 koraka:

 

  1. Priprema, priprema i priprema.

Na svojim prvim sastancima sam vrlo brzo naučila lekciju koliko je priprema važna i koliko sam naivno pristupala. Prisetite se nekog sastanka na koji ste otišli potpuno nepripremljeni. Kako ste se osećali? Da li su vam nedostajale informacije, struktura sastanka?

 

Priprema je najvažniji korak za vođenje sastanaka, efektivnih i efikasnih sastanka.

Bitno je definisati ciljeve sastanka i jasno odrediti šta želite da postignete sastankom, šta je željeni rezultat.

 

Sadržinska priprema: Sastavite dnevni red za vođenje sastanaka i tačno odredite potrebno vreme za svaku temu. Potrebno je imati na umu posledice ukoliko dozvolimo stvarima koje nam se čine hitnim da zauzmu daleko više vremena od onih koje su zaista važne.

 

Tehnička priprema: Pre nego što se sastanete proverite da li je spremno sve što je potrebno. Odredite tačno vreme početka, dužinu trajanja i mesta za sastanak, obezbedite tehničku podršku – projektor. Pošaljite poziv i materijal za sastanak na vreme. Informišite učesnike o agendi i dužini trajanja sastanka.

 

  1. Učesnici sastanka

Pažljivo izaberite koga pozivate na sastanak. Potrebni su nam pravi ljudi, ne previše ljudi. Pozovite samo one koji stvarno treba da budu prisutni – ljudi koji će vam pomoći da dođete do zadatog cilja i koji će ponuditi mnoštvo različitih pogleda na stvar. Pozovite ključne ljude za donošenje odluka u datoj situaciji, ljude koji imaju potrebno znanje i informacije o datom pitanju.

 

  1. Sastanak

Faza 1: otvaranje sastanka – Uvesti u zajednički zadatak sve prisutne.

  • Dobrodošlica i uvodna reč (uspostavljanje kontakta i dobre atmosfere, trajanje, metodologija rada, definisanje pravila, dnevni red)
  • Cilj (svrha sastanka, očekivanja i željeno stanje, motivacija)

 

Faza 2: prolaz kroz dnevni red – Držati se cilja, planiranog vremena po fazama i tačkama dnevnog reda

  • Trenutno stanje (problem, uspeh, potreba, nedostatak, procena)
  • Predlog (promena, opcija, rešenje, podcilj)
  • Benefiti od predloga (šta će se desiti ako predlog zaživi, a šta ako ne zaživi)

 

Faza 3: privođenje kraju i završetak – Napraviti akcioni plan

  • Poziv na akciju (pravljenje plana i podela odgovornosti)
  • Zaključak (sumiranje, rezultati, akcioni koraci i kako će izgledati praćenje ostvarenog, kada će se razgovarati o temama van agende)

 

  1. Držite fokus na cilju

Čak i sa usvojenim dnevnim redom, ometanja mogu promeniti tok sastanka. Takođe, može doći do toga da probijete planirano vreme pre nego što ste prošli sve važne teme. Ukoliko utvrdite da učesnici provode previše vremena fokusirajući se na jednu temu, ili je razgovor otišao u smeru koji je van teme, uzmite trenutak da se vaš sastanak vrati na pravi put.

 

  1. Vodite zapisnik

Odluke i tačke delovanja ukratko rezimirati i zabeležiti sa akcionim planom (ko, šta, do kada treba da uradi).

Sigurno ćete primenom ovih koraka ostaviti utisak osobe koja zna cilj sastanka, ima sve potrebne informacije i drži stvari pod svojom kontrolom.

Pred vama je puno uspeših sastanaka. Šta čekate? Pripremite se!

Leave a Reply

Milovana Glišića 42
34000 Kragujevac, Srbija

063 844 37 27 | 034 253 236

office@balance.rs

2008 – 2022 ⓒ Copyright – Balance Consulting

Web design & Development QTecho